Wyjazdy i spotkania integracyjne – jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy w czasie pandemii? 

Jak wynika z danych Briefly, popularność imprez integracyjnych wśród pracowników w ciągu ostatnich dwóch lat wzrosła o 47%. Kilkanaście miesięcy pracy zdalnej, obawa przed kolejnym lockdownem oraz potrzeba zintegrowania z zespołem nowych pracowników, mogą spowodować w najbliższych tygodniach kumulację spotkań i wyjazdów firmowych. O jakie kwestie bezpieczeństwa w szczególności powinni zadbać pracodawcy?

Z ankiety przeprowadzonej przez Briefly* wśród zarządzających i właścicieli firm oraz HR, office i marketing managerów wynika, że firmy organizują najczęściej 2 – 3 imprezy rocznie, a średni budżet na osobę wynosi 235 zł. Oczywiście wysokość przeznaczanych środków zależy głównie od wielkości firmy, natomiast nie jest rzadkością inwestowanie nawet ponad 100 tys. zł w jedno spotkanie dla pracowników. Niebanalna lokalizacja i oryginalne aktywacje to z pewnością jeden z czynników sukcesu udanej integracji. Jednak w obecnym, nacechowanym w szczególności ryzykiem pandemicznym okresie, warto skupić większą uwagę również na czynnikach decydujących o bezpieczeństwie pracowników – aby kosztowana impreza nie okazała się dodatkowym problemem dla pracodawcy, a w szczególności poszkodowanego pracownika.

– Nowa rzeczywistość dodatkowo obliguje pracodawcę do implementacji i przestrzegania podczas spotkań i wyjazdów integracyjnych zasad bezpieczeństwa w zakresie COVID-19. Już sam wybór miejsca spotkania powinna poprzedzać weryfikacja, czy dana placówka przestrzega obostrzeń i czy umożliwia zachowanie wszystkich podstawowych zasad bezpieczeństwa przy grupie o określonej liczebności. Pracodawca powinien więc sprawdzić, czy miejsce zakwaterowania posiada odpowiedniej wielkości salę spotkań, umożliwiającą przestrzeganie wszystkich wytycznych (przede wszystkim dystansu 1,5 m między uczestnikami), zakładając, że elementem wyjazdu będzie np. wewnętrzne szkolenie. Należy pamiętać o nadal obowiązujących limitach imprez i spotkań – maksymalnie 150 uczestników na świeżym powietrzu lub w lokalu w wydzielonej strefie gastronomicznej, natomiast odległość pomiędzy stolikami powinna wynosić 1,5 m, przy wyłączeniu z użytkowania co drugiego z nich. Jednak należy zaznaczyć, że większość z obowiązujących aktualnie limitów nie dotyczy osób w pełni zaszczepionych przeciw COVID-19 – mówi Magdalena Włastowska, ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.

Również podczas spotkań integracyjnych konieczne jest przestrzeganie obowiązującej zasady noszenia maseczki w przestrzeniach zamkniętych, która zasłania zarówno nos, jak i usta. Aktualnie z noszenia maseczki jesteśmy zwolnieni jedynie podczas przebywania na świeżym powietrzu – np. w lesie, parku, czy ogrodzie. – Natomiast, w zależności od planu wyjazdu i harmonogramu zajęć dla pracowników, należy szczegółowo zapoznać się z aktualnymi wytycznymi dotyczącymi ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z panującym stanem epidemii. Konieczne jest również zwrócenie uwagi na terminy obowiązywania wytycznych w nawiązaniu do daty organizacji wydarzenia – jeśli jest ono planowane z dużym wyprzedzeniem, np. kilku tygodni, wówczas konieczna jest ponowna weryfikacja funkcjonujących zasad i ograniczeń – dodaje ekspert W&W Consulting.

W kontekście odpowiedzialności pracodawcy, należy dodatkowo rozróżnić dwa rodzaje imprez pracowniczych. Spotkania organizowane przez samych pracowników poza godzinami pracy, a spotkania organizowane przez pracodawcę w czasie pracy. W tym drugim przypadku, to właśnie na pracodawcy spoczywa pełna odpowiedzialność za uczestniczących pracowników. – Wyjazd integracyjny organizowany przez pracodawcę powinien więc być zaplanowany od początku do końca we współpracy z podmiotami czy osobami świadczącymi konkretne usługi. Od przejazdu, przez zakwaterowanie, po konkretne aktywacje – podmioty realizujące te usługi powinny wykazać odpowiednie kompetencje i uprawnienia, które pracodawca musi zweryfikować. To pozwala na przeniesienie odpowiedzialności za bezpieczeństwo pracowników na te podmioty, ponieważ pracodawca nie musieć posiadać specyficznych uprawnień – np. przewodnika miejskiego, kierowcy czy instruktora sportowego. Natomiast to na nim, jako organizatorze spoczywa obowiązek zweryfikowania kompetencji i uprawnień usługodawców – dodaje Magdalena Włastowska.

Kolejnym elementem jest odpowiedni przepływ informacji i zapoznanie pracowników z harmonogramem imprezy oraz zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi podczas poszczególnych aktywacji. – Tutaj konieczny będzie ramowy harmonogram oraz regulamin wyjazdu, do którego załączniki mogą stanowić regulaminy poszczególnych aktywności dostarczone przez usługodawców. Pracownicy muszą otrzymać również szczegółowe informacje dotyczące zaplanowanych atrakcji, na podstawie których powinni poinformować organizatora o ewentualnych ograniczeniach zdrowotnych, które mogą uniemożliwiać lub utrudniać uczestnictwo w konkretnych aktywnościach – mówi Ekspert W&W Consulting. Optymalnym rozwiązaniem jest przedstawienie takim pracownikom alternatywnych propozycji bądź większej liczby różnorodnych aktywności, co umożliwi zaangażowanie całego zespołu, a tym samym integrację, eliminując jednocześnie ryzyko ewentualnych zarzutów o nierówne traktowanie.

Kluczowym elementem pozostaje zapewnienie bezpieczeństwa już podczas samego spotkania czy wyjazdu. Konieczne jest więc spełnienie podstawowych wytycznych dotyczących zabezpieczenia pracowników – czyli dostępu do apteczki pierwszej pomocy oraz obecności pracowników przeszkolonych z udzielania pierwszej pomocy. Oczywiście jeśli firma nie chce obarczać taką odpowiedzialnością pracowników biorących udział w integracji, może zlecić ten zakres przedstawicielom firmy zewnętrznej bądź odpowiednio przeszkolonemu personelowi hotelowemu, który dysponuje również apteczką.